Politique de protection de la vie privée

Politique des Embark étudiant inc. relative à la protection de la vie privée

Introduction

La présente politique de confidentialité a été élaborée pour répondre aux normes de conformité établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Contexte

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)

La LPRPDE est la loi fédérale canadienne sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et s’applique aux renseignements personnels recueillis dans le cadre d’activités commerciales. La LPRPDE vise essentiellement un équilibre. D’une part, elle respecte le droit de la personne à la vie privée tout en reconnaissant, d’autre part, la nécessité pour les entreprises et d’autres entités de collecter, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels. Cette loi, comme son nom l’indique, poursuit deux objectifs principaux. Le premier est d’établir des règles régissant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par les organisations du secteur privé. Le deuxième est de reconnaître la validité et la légalité des documents électroniques.

La LPRPDE a une incidence importante sur la façon dont nous traitons les renseignements personnels qui nous sont confiés. En même temps, elle établit un code clair et explicite des pratiques relatives à la protection de la vie privée qui procure aux personnes partout au Canada un mécanisme garantissant que leurs renseignements personnels sont traités de façon respectueuse et conforme.

Les dix principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE ont été établis par le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. Ces principes ont été reconnus comme une norme canadienne en 1996 et portent sur la façon dont les organisations devraient recueillir, utiliser et communiquer les renseignements personnels. Elles traitent également du droit des personnes d’accéder à leurs renseignements personnels en plus du droit de demander qu’ils soient modifiés au besoin. Les dix principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information qui sont répertoriés à l’annexe 1 de la LPRPDE énoncent les responsabilités que doivent assumer toutes les organisations assujetties à la loi.

Qu’est-ce que la LPRPDE?

Il s’agit de la loi fédérale canadienne sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui s’applique aux renseignements personnels recueillis dans le cadre d’activités commerciales.

Deux objectifs principaux

Régit la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels
Reconnaître la validité et la légalité des documents électroniques.

Politique

Embark:

Aux fins de la présente politique, « Embark » désigne, individuellement et collectivement, la Fondation Embark étudiant et Embark étudiant corp.

Aux fins de la présente politique, le terme « Client » désigne les souscripteurs actuels et les bénéficiaires du ou des régime(s) d’épargne-études proposé(s) par la Fondation Embark étudiant. Le terme « Client » comprend également les clients potentiels (qui ne sont pas encore des souscripteurs ou des bénéficiaires d’un régime d’épargne-études de la Fondation Embark étudiant), dont Embark a obtenu les renseignements soit directement des concernés, soit d’un tiers à qui le client potentiel a accordé la permission de communiquer ses renseignements personnels à Embark.

Embarquer désigne :

la Fondation Embark étudiant
Embark étudiant corp.

« Client » comprend les souscripteurs, les bénéficiaires, ainsi que les clients potentiels.

Principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE

Responsabilité
Embark est responsable de la conservation et de la protection des renseignements dont elle a la gestion. À cet égard, nous avons désigné un cadre supérieur à titre de Chef de la protection des renseignements personnels d’Embark, qui veillera au respect de ces principes.

Détermination des fins de la collecte des renseignements
Les fins auxquelles les renseignements sur les Clients sont recueillis doivent être communiquées à la personne qui les fournit avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Consentement
La collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements sur les Clients doivent se faire à la fois à la connaissance du Client et avec son consentement, sauf lorsque la loi l’exige ou le permet.

Limitation de la collecte
Les renseignements recueillis sur les clients doivent se limiter aux détails nécessaires aux fins déterminées. Les renseignements doivent être recueillis de façon honnête et licite.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements sur les Clients ne doivent être utilisés ou communiqués qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis, à moins que le souscripteur n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne le permette. Les renseignements sur les Clients ne peuvent être conservés que pendant la période requise pour la réalisation des fins auxquelles ils ont été recueillis.

Exactitude
Les renseignements sur les Clients doivent être aussi exacts, complets et à jour que possible afin de satisfaire aux fins auxquelles ils sont destinés.

Mesures de sécurité à l’égard des renseignements sur les clients
Les renseignements sur les clients doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Openness
Embark is required to make information available to their Customers concerning the policies and practices that apply to the management of their information.

Transparence
Embark doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient mis à disposition de ses Clients.

Accès des Clients aux renseignements personnels
S’il en fait la demande, le Client doit être informé de l’existence de renseignements personnels qui le concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers; il doit pouvoir les consulter. Les Clients peuvent vérifier l’exactitude et l’intégrité de leurs renseignements et demander qu’ils soient modifiés, au besoin.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Tout Client doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus. La plainte doit être adressée au Chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse de courriel privacy@embark.ca.

Quels renseignements sont visés?

Chez Embark, nous recueillons deux types de renseignement auprès de nos Clients. Avec leur consentement, nous recueillons des renseignements personnels. Nous recueillons également des renseignements non personnels ou anonymes.

Type 1 : Renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des renseignements qui se rapportent spécifiquement aux Clients. Avec leur consentement, nous pouvons recueillir leurs renseignements personnels en personne, par téléphone ou en communiquant avec eux par la poste, par courriel ou par Internet.

Les types de renseignements que nous recueillons et conservons habituellement peuvent comprendre ce qui suit :

Nom
Adresse résidentielle ou postale
Adresse de courriel
Numéro de téléphone
Numéro d’assurance sociale
Date de naissance
Employeur
Renseignements financiers, comme le revenu annuel et la valeur nette patrimoniale
Autres renseignements sur le client, au sens de la législation en valeurs mobilières applicable
Historique de transactions
Renseignements sur le compte bancaire
Pays de résidence

Avant de recueillir des renseignements par courriel, Embark vérifie d’abord si la personne concernée a donné son consentement exprès ou implicite en vertu de la Loi canadienne anti-pourriel; dans la négative, elle s’abstient d’adresser de courriel à cette personne pour recueillir des renseignements personnels.

Le choix de nous fournir des renseignements personnels appartient toujours au Client. En vertu des lois sur les valeurs mobilières en vigueur au Canada, la décision du Client de ne pas divulguer certains renseignements personnels peut limiter les services que nous pouvons lui fournir et faire en sorte qu’il soit plus difficile pour nous de le conseiller ou de lui suggérer des solutions de rechange appropriées.

En ce qui concerne les clients potentiels :

Avant de recueillir des renseignements par téléphone, Embark fait de son mieux pour déterminer si la personne concernée s’est inscrite à la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus. Dans l’affirmative, Embark s’abstient de communiquer avec cette personne par téléphone pour recueillir des renseignements personnels.

Avant de recueillir des renseignements sur Internet, Embark s’assure comme préalable que le Client éventuel y consente expressément par un moyen électronique déterminé par Embark.

Traiter respectueusement les préoccupations des souscripteurs en matière de protection des renseignements personnels et y répondre

Un Client peut refuser ou retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels, auquel cas nous enregistrerons et respecterons son choix. Nous ferons enquête et répondrons à toutes ses préoccupations concernant la manière dont nous traitons ses renseignements. Les demandes de renseignements ou les préoccupations concernant le refus ou le retrait du consentement doivent être adressées à notre Chef de la protection des renseignements personnels à privacy@embark.ca. Il convient de noter que si un Client choisit de retirer son consentement à la collecte et à l’utilisation de ses renseignements personnels, Embark peut se retrouver dans l’obligation de mettre fin à sa relation d’affaires avec ce Client.

Les renseignements que nous recueillons :

Les coordonnées : Nom, adresse résidentielle et/ou postale, adresse électronique, numéro de téléphone, date de naissance, numéro d’assurance sociale
Renseignements sur l’emploi et les finances : Employeur, revenu annuel, valeur nette patrimoniale, détails de compte bancaire, historique des transactions
Identification : Renseignements sur le client (conformément aux lois sur les valeurs mobilières), pays de résidence.

Moyens de collecte de renseignements :

en personne,
par téléphone,
par la poste,
par courriel, ou
par Internet

Lignes directrices

Le consentement est requis pour la collecte; la communication par courriel respecte la Loi canadienne anti-pourriel
La communication par téléphone respecte la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus
La collecte de renseignements en ligne ne se fait que si le client potentiel y consent expressément par un moyen électronique.

Choix du Client

La communication de renseignements est volontaire, mais peut limiter les services en cas de refusée.
Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de données. En cas de retrait du consentement, nous pourrions cesser de vous fournir nos services, en fonction de la nature de votre demande.

Les préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels peuvent être adressées au chef de la protection des renseignements personnels at privacy@embark.ca.

Type 2 : Renseignements non personnels ou anonymes

Chez Embark, nous recueillons également des renseignements anonymes ou non personnels auprès de personnes qui peuvent ou non être nos Clients. Il s’agit de renseignements qui ne peuvent pas être associés à une personne en particulier ni permettre de remonter jusqu’à elle. Par exemple, nos serveurs Web recueillent automatiquement des renseignements anonymes ou non personnels lorsqu’une personne visite les sites Web d’Embark. Ces renseignements recueillis par voie électronique comprennent notamment les pages visitées, le type de navigateur Web utilisé, le niveau de chiffrement pris en charge par le navigateur. Les renseignements anonymes ou non personnels recueillis peuvent être utilisés à des fins de recherche et d’analyse.
Pour mieux comprendre nos marchés, nous pouvons également recueillir des renseignements à des fins d’analyse au moyen de sondages anonymes auprès des clients ou en puisant des renseignements démographiques de fichiers existants et auprès de Statistique Canada. Dans certains cas, nous pouvons également générer des données agrégées ou anonymisées à des fins d’analyse à partir de renseignements personnels.

Utilisation de technologies automatisées et d’analyse

Nous utilisons des outils d’analyse de données et de technologies, notamment le traitement automatisé, pour mieux comprendre les besoins des clients, améliorer nos produits et services et augmenter la pertinence des communications et des expériences. Nous pouvons notamment procéder à l’analyse de tendances, à la segmentation de la clientèle ou à la formulation de prédictions à partir des renseignements que nous détenons à votre sujet. Dans certains cas, nous pouvons traiter des renseignements personnels dans le cadre de ces activités et ces renseignements peuvent être anonymisés ou agrégés le cas échéant. Nous ne nous fions pas uniquement à la prise de décision automatisée pour prendre des décisions qui auraient une incidence importante sur vous; nous assurons une surveillance humaine appropriée et nous mettons en œuvre des garanties pour nous assurer que les outils sont utilisés de manière responsable, équitable et conforme aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Les renseignements que nous recueillons :

Les renseignements qui ne peuvent être associés à une personne en particulier, comme ce qui suit :

Pages web visitées
Type de navigateur Web utilisé et niveau de chiffrement

Moyens de collecte de renseignements :

Automatiquement par l’entremise de nos serveurs Web lorsque vous visitez les sites Web d’Embark.
Au moyen d’enquêtes anonymes ou en puisant des renseignements démographiques de fichiers existants et auprès de Statistique Canada.

La façon dont nous l’utilisons :

À des fins de recherche et d’analyse
Mieux comprendre nos marchés

Personnes à qui nous pouvons communiquer des renseignements

Chez Embark, nous avons l’obligation de garder confidentiels les renseignements personnels de nos clients, sauf dans les circonstances spéciales suivantes :

Lorsqu’ils l’autorisent au moyen de :

La Convention relative à l’aide aux études et les attestations du régime qu’un souscripteur accepte lors de l’inscription à un régime et qui énoncent les conditions générales associées à l’acquisition de produits ou de services précis auprès d’Embark. En général, la convention établit les droits et obligations des deux parties en ce qui concerne la fourniture du produit ou du service. En ce qui concerne les renseignements personnels, ces conditions générales nous autorisent à faire ce qui suit :

utiliser ces renseignements pour établir, administrer et fournir en continu un service à l’égard du régime d’épargne-études souscrit par le Client;
Communiquer ces renseignements aux personnes suivantes :
- le parent ayant la garde du ou des bénéficiaire(s) de la Convention;
- les représentants de courtier d’Embark étudiant corp.;
- les tiers qui fournissent des services à Embark dans le cadre de l’administration et de la gestion de la Convention;
- les institutions financières désignées par le Client, pour faciliter les cotisations visées aux termes de la Convention, ainsi que les retraits et les paiements connexes;
- Emploi et Développement social Canada et Revenu Québec, aux fins des demandes de subventions et d’incitatifs des gouvernements fédéral et provinciaux au nom du Client;
- L’Agence du revenu du Canada afin d’enregistrer la Convention à titre de REEE en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada);
utiliser les renseignements pour proposer d’autres produits et services qui pourraient présenter un avantage pour le Client.

Lorsqu’Embark communique des renseignements à des tiers, elle le fait conformément à une entente écrite conclue avec le tiers concerné et qui comprend des dispositions exigeant du tiers qu’il n’utilise les renseignements qu’aux fins prévues et en préserve la confidentialité conformément aux principes de la LPRPDE.

Nous préservons la confidentialité des renseignements personnels de nos clients, sauf dans les situations suivantes :

Lorsqu’ils l’autorisent :

La Convention relative à l’aide aux études et les attestations de régime acceptées par le souscripteur nous autorisent à faire ce qui suit :

utiliser les renseignements sur le Client pour établir et gérer le régime d’épargne-études.
communiquer les renseignements sur le client à de tierces parties.
proposer d’autres produits et services qui pourraient présenter un avantage pour le Client.

Témoignages

Embark publiera à l’occasion des témoignages d’actuels ou d’anciens clients et étudiants bénéficiaires. L’objectif est de fournir des exemples de la façon dont des personnes ont su tirer profit de leur REEE Embark; il ne s’agit pas de reprendre le point de vue d’autres personnes. Chaque témoignage est minutieusement examiné avant d’être publié afin d’en assurer l’exactitude, la clarté et l’actualité. Nous ne publions des témoignages que lorsque leur auteur y a expressément consenti par écrit à Embark. Nous régulièrement passons en revue les témoignages publiés pour nous assurer qu’ils sont à jour et encore pertinents pour notre activité.

Lorsque l’auteur y consent par écrit, nous publions à l’occasion des témoignages pour montrer comment nos Clients ont su profiter de leur REEE chez nous.

Lorsque la loi l’exige

Le type de renseignement que nous sommes légalement tenus de divulguer se rapporte le plus souvent aux exigences gouvernementales en matière de déclaration fiscale.

Dans certains cas, comme dans le cadre d’une procédure judiciaire ou réglementaire ou d’une ordonnance d’un tribunal, nous pouvons également être tenus de communiquer certains renseignements aux autorités. Seuls les renseignements expressément demandés sont divulgués et nous prenons des précautions pour nous assurer que les autorités qui en font la demande ont des motifs légitimes à cet égard.

Déclaration fiscale.
Ordonnances d’un tribunal ou procédures judiciaires – seuls les renseignements précis demandés sont communiqués.

Nous nous assurons que les autorités qui en font la demande ont des motifs valables avant de divulguer des données.

Avec votre consentement

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur d’Embark à des fins autres que celles mentionnées ci-dessus, mais cela avec votre consentement implicite ou exprès et conformément aux lois applicables.

Nous pouvons communiquer vos renseignements à des tiers, mais uniquement avec votre consentement et conformément à la loi.

Comment nous protégeons les renseignements des Clients

Les entreprises, les employés et les fournisseurs de services d’Embark sont tous soumis à des normes et des politiques strictes afin de garantir que les renseignements sur nos Clients sont sécurisés et traités avec le plus grand soin et le plus grand respect.

Chez Embark, les renseignements sur les clients sont strictement confidentiels. À moins que le Client ne nous autorise à divulguer ses renseignements personnels, nous ne vendrons, ne louerons, ni n’échangerons jamais les renseignements personnels d’un Client.

Embark, nos employés et nos fournisseurs de services respectent des normes strictes afin de protéger les renseignements sur les Clients.
Nous nous abstenons de vendre, de louer ou d’échanger des renseignements sur les Clients, à moins que le client n’en ait autorisé la divulgation.

Nos employés

Dans le cadre des opérations quotidiennes, l’accès aux renseignements personnels est limité aux employés autorisés qui ont un besoin commercial légitime et une raison d’y accéder. Par exemple, lorsqu’un Client nous appelle ou nous envoie un courrier électronique, nos employés désignés accèdent aux renseignements pour vérifier qu’il s’agit effectivement d’un titulaire de compte et accéder à ses demandes.

Comme condition de leur emploi, les employés d’Embark sont tenus de respecter les normes de confidentialité que nous avons établies. Dans l’exercice de leurs fonctions, les employés doivent également se conformer aux principes énoncés dans notre Code de déontologie et respecter les lois et règlements applicables. Nos employés sont conscients de l’importance de la protection des renseignements personnels et sont tenus de signer le Code de déontologie et, au besoin, une entente de confidentialité qui interdisent la divulgation de tout renseignement personnel sur les Clients à des personnes ou des tiers non autorisés.

Afin de renforcer leur compréhension et leur engagement en la matière, les employés reçoivent régulièrement des mises à jour et suivent une formation annuelle sur nos politiques, principes et normes relatives à la protection des renseignements personnels.
Il est strictement interdit à un employé d’Embark étudiant corp. d’accéder sans autorisation aux renseignements personnels d’un Client ou de les divulguer. Tous les employés sont tenus de préserver à tout moment la confidentialité des renseignements sur les Clients, faute de quoi ils s’exposent à des mesures disciplinaires appropriées.

L’accès aux renseignements sur les Clients est limité aux employés autorisés qui en ont un besoin légitime dans l’exercice de leurs fonctions.
Les employés reçoivent une formation régulière et sont tenus de respecter les normes de confidentialité, les règles d’éthique et les exigences juridiques énoncées dans notre Code de déontologie et d’autres Ententes de confidentialité, au besoin.ments outlined in our Code of Conduct and additional Confidentiality Agreements if needed.
La consultation ou la communication non autorisée de renseignements sur les Clients est interdite et entraîne des mesures disciplinaires appropriées.

Représentants de courtier

Les Représentants de courtier d’Embark étudiant corp. agissent à titre d’entrepreneurs indépendants et ne sont pas des employés d’Embark étudiant corp. La relation entre Embark étudiant corp. et chaque Représentant de courtier est régie par une ou plusieurs ententes écrites, chacune d’elles comprenant des dispositions exigeant du Représentant de courtier le respect des politiques et procédures d’Embark étudiant corp. qui régissent la collecte, l’utilisation, la conservation et la protection des renseignements personnels sur les Clients. Ces politiques et procédures comprennent des exigences visant à préserver la confidentialité des renseignements sur les Clients et à interdire la communication de ces renseignements à des tiers non autorisés.

Les Représentants de courtier sont des entrepreneurs indépendants d’Embark étudiant corp., dont les conventions exigent le respect des politiques et procédures d’Embark sur le traitement des renseignements sur les Clients.

Fournisseurs de services externes

Embark conclut de temps à autre des contrats avec de tiers fournisseurs indépendants pour la prestation de services spécialisés comme les études de marché ou le traitement de données. Ces fournisseurs de confiance peuvent être appelés à traiter certains renseignements personnels de nos Clients. Par exemple, nous avons recours aux services d’un tiers pour nous aider à imprimer et à poster nos relevés de compte annuels et, par conséquent, ce tiers a accès à certains renseignements sur nos Clients.

Lorsque nous concluons des contrats avec ces fournisseurs pour la prestation de ces services, nous ne leur communiquons que les renseignements nécessaires à cet effet. En outre, nos conventions avec les fournisseurs interdisent le stockage, l’analyse ou l’utilisation des renseignements sur les Clients à des fins autres que la prestation des services pour lesquels ils ont été engagés. De plus, les fournisseurs sont tenus de protéger les renseignements sur les Clients d’une manière conforme à nos politiques et procédures en matière de confidentialité.

À l’occasion, nous retenons les services de tiers fournisseurs indépendants pour des services spécialisés et leur accordons un accès limité à certains renseignements personnels sur les Clients.
Ils ne reçoivent que les renseignements nécessaires à l’exécution de leurs tâches spécifiques, conformément à nos normes de confidentialité.

Stockage en nuage

Embark peut stocker les renseignements personnels sur les Clients à l’aide de solutions technologiques hébergées à l’interne ou sur ses propres serveurs locaux sécurisés. En soutien aux activités commerciales d’Embark, les tiers avec lesquels nous avons conclu des contrats peuvent également stocker les renseignements personnels sur les clients au moyen de services infonuagiques ou d’autres technologies (voir à la rubrique « Personnes à qui nous pouvons communiquer des renseignements »).

Ces tiers n’utilisent les renseignements personnels sur les Clients et n’y ont accès qu’aux fins de stockage et de récupération en nuage, et Embark exige d’eux qu’ils appliquent des mesures de sécurité au moins aussi rigoureuses que celles qu’Embark met en place pour protéger les renseignements personnels sur les Clients.

Les renseignements sur les Clients sont stockés sur des serveurs locaux sécurisés, sur des systèmes internes ou sur des services infonuagiques de tiers.
Les tiers traitent uniquement ces données à des fins de stockage, de traitement et de services de données pour soutenir nos activités (y compris les services d’analyse et de technologie) et ils doivent respecter nos normes de sécurité.

Comment les clients peuvent-ils protéger leurs renseignements?

Chez Embark, nous faisons tout notre possible pour protéger les renseignements personnels de nos Clients. Cependant, nous estimons que les clients doivent également prendre des mesures pour protéger leurs renseignements personnels. Voici une liste de mesures qu’ils peuvent prendre pour se protéger contre l’accès non autorisé à leurs renseignements personnels.

Renseignements personnels

Les clients ne doivent pas communiquer de renseignements personnels ou financiers comme leur Numéro de convention, leur numéro d’assurance sociale (NAS) ou leurs renseignements bancaires à une tierce personne ou entité, à moins qu’ils comprennent clairement l’objet de leur demande et qu’ils sachent de qui il s’agit.

Ne communiquez des renseignements personnels ou financiers que si vous comprenez l’objet de la demande et connaissez le destinataire.

Sollicitation suspecte

Embark lance de temps à autre des campagnes promotionnelles par téléphone, par la poste et par courriel. Si vous n’êtes pas sûr si des renseignements que vous avez reçus viennent de nous, veuillez communiquer avec le Service à la clientèle au numéro 1 (800) 363-7377 pour vérifier qu’il s’agit effectivement d’une campagne légitime d’Embark. Embark ne demande jamais à un client d’effectuer une cotisation, un paiement ou un virement de fonds par courriel ou par Internet ni ne demande les renseignements bancaires ou le NAS du client, à moins que cela ne soit lié à une demande de renseignements en cours de traitement du Client. Si vous recevez une telle demande, évitez d’y répondre et communiquez plutôt avec notre Service à la clientèle.

Si vous n’êtes pas certain que des renseignements viennent d’Embark, évitez de répondre aux demandes suspectes et communiquez plutôt avec le Service à la clientèle au 1 (800) 363-7377 pour vérifier leur légitimité.
Embark ne demande jamais de paiements par courriel ou par Internet, ni de renseignements bancaires ou de NAS de Clients, à moins que cela ne soit lié à une demande de renseignements en cours de traitement du client.

Consultation et modification de renseignements

Chez Embark, les décisions sont souvent prises en fonction des renseignements dont nous disposons. Il est donc important que les renseignements personnels de nos Clients soient exacts, complets et à jour. En tant que Client, vous avez le droit de consulter, de vérifier et de modifier les renseignements contenus dans votre dossier personnel.

Accès aux renseignements

Un Client peut consulter et vérifier ses renseignements, y compris les renseignements relatifs à sa ou ses convention(s), chaque fois qu’il le souhaite. La plupart de ces renseignements sont disponibles sous forme de relevés de transactions. Les relevés de compte sont généralement la meilleure source pour ce type de renseignements. Ils peuvent obtenir plus de renseignements sur les transactions effectuées dans leurs comptes auprès du Service à la clientèle.
Si un client a des questions concernant une décision que nous avons prise concernant l’utilisation, la collecte, la conservation ou la communication de ses renseignements personnels, nous lui en donnerons les raisons si la loi nous l’autorise. Nous fournirons également aux Clients le nom et l’adresse de toute organisation qui nous a fourni des renseignements en leur nom, si cela a été important dans la prise de décision finale. Veuillez adresser toute question de ce genre à notre Chef de la protection des renseignements personnels.
Si pour une raison quelconque un Client se voit refuser l’accès aux renseignements contenus dans son dossier, il peut contester cette décision en communiquant directement avec le Chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse de courriel privacy@embark.ca.

Vous pouvez également demander de l’aide en communiquant avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada entre 8 h 30 et 16 h 30, HNE, à l’adresse suivante :

Sans frais : 1 (800) 282-1376
Téléphone : (819) 994-5444
Télécopieur : (819) 994-5424
TTY: (819) 994-6591

ou par la poste à l’adresse :
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

ou sur le Web à l’adresse suivante :
https://www.priv.gc.ca

L’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec disposent de leurs propres lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui sont réputées essentiellement similaires à la LPRPDE. Si une telle loi s’applique à vous, vous pouvez également communiquer avec le Commissariat provincial à la protection de la vie privée pour obtenir plus de renseignements :

Alberta
Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta
Colombie-Britannique
Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia
Québec
Commission d’accès à l’information du Québec

Les Clients peuvent consulter et vérifier leurs renseignements en tout temps.
Les Clients peuvent communiquer avec le Chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse de courriel privacy@embark.ca pour toute question concernant les décisions prises par Embark concernant leurs renseignements personnels.
Les Clients peuvent communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada aux coordonnées suivantes :
- Sans frais : 1 (800) 282-1376
- Téléphone : (819) 994-5444
- Télécopieur : (819) 994-5424
- TTY: (819) 994-6591
- Adresse : 30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3
- Site Web: priv.gc.ca
Les personnes vivant en Alberta, en Colombie-Britannique ou au Québec peuvent communiquer avec le Commissaire provincial à la protection de la vie privée compétent.

Modification des renseignements

Pour nous aider à maintenir à jour vos renseignements personnels, nous encourageons nos Clients à corriger les inexactitudes et à apporter des corrections aussi souvent que nécessaire. Malgré tous nos efforts, il arrive parfois qu’il y ait des inexactitudes. Si un Client se rend compte que des renseignements contenus dans son dossier sont incorrects ou obsolètes, nous y apporterons les modifications nécessaires et lui fournirons une copie des renseignements corrigés. Le cas échéant, nous communiquerons ces modifications aux autres parties qui pourraient avoir reçu des renseignements incorrects par inadvertance de notre part.

Nous encourageons les Clients à corriger les éventuelles inexactitudes dans leurs renseignements personnels.
Nous effectuerons les corrections et fournirons une copie des renseignements mis à jour à la personne concernée.
Au besoin, nous aviserons les autres parties qui ont reçu des renseignements inexacts.

Pour apporter des modifications

Pour modifier ou mettre à jour les renseignements personnels concernant les renseignements que nous détenons, veuillez joindre le Service à la clientèle au 1 (800) 363-7377.

Appelez le Service à la clientèle au 1 (800) 363-7377 pour mettre à jour vos renseignements.

Témoins et technologies similaires

Embark utilise des témoins et d’autres technologies courantes, comme des balises Web, des pixels, des balises de suivi et des identifiants d’appareils (collectivement les « témoins »), pour recueillir automatiquement certains renseignements lorsque vous visitez nos sites Web ou utilisez nos services en ligne.

Qu’est-ce qu’un témoin?

Un témoin est un petit fichier texte contenant un identifiant unique qui est placé sur votre ordinateur, votre appareil mobile ou votre navigateur lorsque vous visitez un site Web. Les témoins permettent à un site Web de reconnaître votre navigateur et de mémoriser certains renseignements concernant votre visite, comme vos préférences ou votre état de connexion. Des technologies similaires comme les balises Web ou les pixels sont utilisées pour comprendre comment les utilisateurs interagissent avec nos sites Web, notamment les pages qu’ils visitent et le temps qu’ils passent sur une page.

Selon les circonstances, les renseignements recueillis au moyen de témoins peuvent constituer des renseignements personnels aux termes des lois applicables en la matière.

Comment nous utilisons des témoins

Embark utilise des témoins aux fins suivantes :

Fonctionnalité et sécurité du site Web : Activer les fonctions essentielles du site Web, préserver la sécurité des sessions, améliorer la navigation et assurer le bon fonctionnement de nos sites Web.
Préférences et personnalisation : Mémoriser vos préférences, notamment en ce qui concerne votre langue et votre région, et vous offrir une expérience utilisateur plus personnalisée.
Analyse et rendement : Comprendre comment les visiteurs utilisent nos sites Web, mesurer le rendement de ces sites Web, détecter les problèmes et améliorer notre contenu et nos services. Ces renseignements sont généralement recueillis sous une forme agrégée ou anonymisée.
Publicité et marketing : Dans certains cas, nos fournisseurs de services et nous-mêmes utilisons des témoins pour diffuser de la publicité adaptée à vos centres d’intérêt et pour mesurer l’efficacité de nos campagnes de marketing, y compris la publicité affichée sur des sites Web ou des plateformes de tiers (« publicité ciblée par centres d’intérêt »).

Témoins de tiers

Certains témoins peuvent être placés par des tiers qui fournissent des services à Embark, comme des services technologiques, publicitaires ou d’analyse. Ces tiers peuvent recueillir des renseignements sur vos activités en ligne au fil du temps et sur différents sites Web, conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

Consentement et fondement juridique

Au Canada, sauf si des exigences supplémentaires s’appliquent en vertu du droit provincial, l’utilisation de témoins peut se fonder sur votre consentement implicite, qui peut être déduit de votre utilisation continue de nos sites Web, des paramètres de votre navigateur ou d’autres comportements, conformément à la législation applicable en matière de protection de renseignements personnels et antipourriel. Nous fournissons cette information pour être transparents quant à nos pratiques.

Vos choix concernant l’utilisation de témoins

Vous pouvez gérer ou désactiver les témoins au moyen des paramètres de votre navigateur Web. La plupart des navigateurs vous permettent de refuser ou de supprimer les témoins, ou d’être avisé lorsqu’ils sont envoyés. Veuillez noter que la désactivation des témoins peut avoir une incidence sur le fonctionnement de nos sites Web et limiter votre capacité à accéder à certaines fonctionnalités ou à des espaces sécurisés.

Si vous souhaitez refuser la publicité ciblée par centres d’intérêt, vous pouvez le faire en utilisant des outils de désinscription de l’industrie, comme le programme Choix de pub de l’Alliance de la publicité numérique du Canada à l’adresse www.youradchoices.ca/fr. Le fait de refuser la publicité ciblée par centres d’intérêt ne signifie pas que vous cesserez de voir des publicités, mais celles que vous verrez pourraient être moins pertinentes pour vous.

Veuillez noter que les préférences en matière de témoins et le refus de la publicité dépendent du type de votre navigateur et de votre appareil. Une réinitialisation peut être nécessaire si vous effacez vos témoins ou utilisez un autre appareil ou navigateur.

Témoins – Faits saillants

Nous utilisons des témoins et des technologies similaires pour soutenir la fonctionnalité, la sécurité et la personnalisation de l’expérience sur les sites Web, mais également à des fins d’analyse et de marketing.
Les témoins nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent nos sites Web afin d’améliorer leur performance ainsi que l’expérience utilisateur.
Certains témoins sont placés par des fournisseurs de services tiers, comme des partenaires de services d’analyse ou de publicité, agissant pour notre compte.
Les renseignements recueillis au moyen de témoins peuvent être agrégés ou anonymisés et, dans certains cas, peuvent constituer des renseignements personnels en vertu du droit applicable.
Au Canada, sauf si des exigences provinciales supplémentaires s’appliquent, l’utilisation des témoins peut se fonder sur le consentement implicite, notamment l’utilisation continue de nos sites Web ou les paramètres de navigateur.
Vous pouvez gérer ou désactiver les témoins dans les paramètres de votre navigateur, mais cela pourrait limiter la fonctionnalité du site Web.
Vous pouvez refuser la publicité ciblée par centres d’intérêt en utilisant des programmes spécialisés comme celui de l’Alliance de la publicité numérique du Canada à l’adresse www.youradchoices.ca/fr.

Résidents du Québec

Si le droit en matière de protection des renseignements personnels du Québec l’exige, certains témoins et technologies similaires qui ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement de nos sites Web sont désactivés par défaut et ne seront activés qu’avec votre consentement exprès. Les résidents du Québec ont accès à des outils de consentement aux témoins qui leur permettent d’accepter ou de refuser les témoins au moment de la collecte, et de retirer leur consentement à tout moment en effaçant les témoins de leur navigateur.

Commentaires et plaintes

Bien que nous soyons ouverts aux commentaires positifs que vous pourriez avoir, il est tout aussi important pour nous de savoir quand vous avez des problèmes afin d’y apporter des solutions et garder votre confiance.

En même temps, vos commentaires nous permettent d’améliorer continuellement la qualité des produits et des services que nous vous fournissons, à vous et aux autres clients.

Il existe diverses façons de nous faire part de vos commentaires positifs ou d’exprimer vos préoccupations concernant votre expérience avec un membre d’Embark. Nous vous encourageons à communiquer avec nous en personne, par téléphone, par la poste, par télécopieur ou par Internet.

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Nous sommes ouverts aussi bien à vos commentaires positifs qu’à vos préoccupations, afin d’améliorer nos produits et nos services.

Mise à jour de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour ou modifier la présente politique de confidentialité à l’occasion, en réponse à l’évolution des exigences réglementaires ou des pratiques commerciales. La date de la dernière mise à jour de la présente politique est indiquée au bas du présent document.

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement.

Dernière mise à jour : March 25, 2025